Miben segít neked egy online foglalási rendszer?

Ha szeretsz ebéd közben ügyfelekkel telefonálni, ez a cikk nem neked szól. De ha inkább ebédelnél nyugodtan, és nem a telefonodat szorongatnád, amikor épp családi programon vagy, akkor érdemes tovább olvasnod.

Egy rövid időpontfoglaló beszélgetés (ha minden jól megy) 3–5 perc. Bemutatkozás, egyeztetés, név, telefonszám, időpont, újra elmondani, rögzíteni… És ha nem visszatérő ügyfélről van szó, még hosszabb lehet.
Ha naponta 6 ilyen hívásod van, az napi 30 perc. Hetente már 2,5 óra. Havonta egy teljes munkanap.
És ebben nincs benne a lemondás, újraegyeztetés, félreértés, elírás…

Egy online időpontfoglaló rendszer nem csak ezt veszi le a válladról.
Sokkal többről van szó.

Azért érdemes bevezetni egy online foglalási rendszert, mert:

Egy jó foglalórendszer nem csak időt szabadít fel. Pénzt keres neked, minimalizálja a hibákat, és automatán dolgozik helyetted akkor is, amikor te már pihensz.

💸 1. Kevesebb üresjárat, több bevétel

Mi történik, ha valaki nem jön el, és nem szól?

Vesztesz egy időpontot – és vele pénzt is. Ráadásul nem tudtál mást beírni a helyére.
Az online rendszer ezt megelőzi:

• Automatikus emlékeztetők (email és SMS): segítenek, hogy ne felejtsen el jönni
• Egyszerű lemondás: ha mégis lemondja, a hely felszabadul
• Előleg kérhető: így kisebb az esély, hogy csak úgy eltűnik

Példa: egy szalon, ahol hetente 3 ügyfél nem jött el (15.000 Ft-os szolgáltatással számolva), évi 2.340.000 Ft bevételkiesést jelent. Egy rendszerrel ennek akár a fele visszanyerhető.

🌙 2. Foglalás akkor is, amikor te már alszol

A legtöbb telefonos egyeztetés csak nyitvatartási időben működik. De sok ügyfél este, munka után vagy épp hétvégén tudna időpontot keresni.

Az online rendszer nem alszik:

• Az ügyfelek 0–24 órában foglalhatnak
• A foglalások 35%-a munkaidőn kívül történik
• Nem veszítesz el ügyfeleket csak azért, mert nem érsz rá felvenni a telefont

Egy fitneszstúdió az online foglalás bevezetése után 23%-kal több ügyfelet szerzett – és a foglalások 40%-a este 8 után történt.

⏳ 3. Kevesebb telefon – több hasznos munka

A foglalások kezelése nem csak a te idődet viszi el, hanem a munkatársakét is. Ha ezt automatizálod:

• A recepciós a vendégekkel tud foglalkozni, nem a naptárral
• Nem kell külön embert foglalkozni az időpont-egyeztetéssel
• Kevesebb a hibalehetőség – nincs elírás, félreértés

Egy orvosi rendelő heti 25 munkaórát spórolt meg így – amit végre tényleges ellátásra fordíthattak.

📊 4. Többet tudsz a saját vállalkozásodról

Az online rendszer adatokat gyűjt: mikor, mit, kinél, hányszor.

Ezeket nem kell Excel-táblákban vagy határidő-naptárakban bogarásznod – pár kattintással látod:

• Mikor van csúcsidő – ehhez igazíthatod a nyitvatartást, a beosztást
• Melyik szolgáltatás hoz a legtöbbet
• Kik a visszatérő ügyfelek – és kik nem
• Mikor van pangás – és mikor lenne érdemes akciót csinálni

Az adatokból okos döntéseket tudsz hozni, nem megérzés alapján.

Így kereshetsz még többet a foglalási rendszereddel

Egy jó rendszer nem csak “helyetted írja be az időpontokat”. Ennél többet tud:

🎯 1. Dinamikus árazás

• Alacsonyabb árak holtidőben
• Drágább időpontok csúcsidőben
• Last-minute kedvezmények az aznapi szabad időpontokra
• Előfoglalási kedvezmények hűséges ügyfeleknek

Egy hotel például 15%-kal növelte a szobánkénti bevételét ezzel a módszerrel.

💡 2. Felárak, kiegészítők egyszerűen

A rendszer ajánl:

• Plusz szolgáltatást (pl. masszázs után lávaköves opció)
• Termékeket, csomagokat
• Fejlesztéseket (hosszabb idő, extra kezelés)

Egy spa 22%-kal növelte az időpontértéket pusztán az ajánlásokkal.

📬 3. Automatikus marketing

• Follow-up emailek az időpont után
• Hűségprogram a gyakran foglalóknak
• Ajánlói jutalmak
• Lassabb időszakokra célzott akciók

Ez új ügyfeleket hoz, a meglévőket pedig visszahozza – és mindezt úgy, hogy neked nem kell külön kampányokat összeállítani.

🌍 4. Piacbővítés – akár 100 km-ről is jöhetnek

Az online elérhetőség azt is jelenti: nem csak a környéken keresnek meg.

• A turisták előre foglalnak, mielőtt megérkeznek
• A szomszéd városból is könnyű foglalni
• Távoli konzultációk, online szolgáltatások is egyszerűen kezelhetők

Egy fogászat például 120 km-es körzetre bővítette az ügyfélkörét az online rendszer bevezetése után.

Mire figyelj, ha bevezeted?

✅ Mobilbarát legyen – Az ügyfelek többsége telefonról foglal
✅ Maradjon emberi kapcsolat is – Ha valaki mégis inkább telefonálna, lehessen
✅ Értsd a rendszert – Tudj segíteni, ha kell
✅ Kérj visszajelzést – És fejlessz a tapasztalatok alapján

Összefoglalva

Ha szereted a telefonos egyeztetést és a kiszámíthatatlan napokat, lehet, hogy ez tényleg nem neked szól.
De ha inkább azzal töltenéd az időd, ami valóban értéket teremt, akkor egy jó foglalórendszer nem kiadás, hanem befektetés.

Egy olyan “kolléga”, aki:

• Éjjel-nappal dolgozik
• Nem hibázik
• Rendkívül alacsony fizetést kér
• És pénzt hoz a házhoz

Ne azért vezess be foglalórendszert, mert modern. Vezesd be, mert így lesz nyugodtabb, kiszámíthatóbb, jövedelmezőbb a vállalkozásod.

A cikkben szereplő statisztikák a következő nyilvánosan elérhető forrásokból származnak:

• Calendly – The State of Scheduling Report
• Square – Future of Commerce Report 2023
• SimplyBook.me – Client Behaviour Stats
• HubSpot – Customer Expectations Survey